Советы экспоненту

Участие в научно-деловой программе как способ заявить о себе

Современная выставка – многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту «профессиональную» составляющую, в значительной степени, формирует параллельная участию в самой выставке, научно-деловая программа, включающая в себя целый спектр мероприятий: конгрессы, форумы, конференции, семинары, симпозиумы, круглые столы, презентации и т.п.

Мероприятия на выставке… Для чего же их следует проводить? У каждой компании, организующей мероприятие – свои цели. Производитель знакомит со своими товарами/услугами, возможно, активно продвигает новинки. Оптовик представляет каналы дистрибуции, схемы поставок и программы стимулирования продавцов и т.п. И все, без исключения, рассказывают о достижениях, стратегиях развития, планах и перспективах, в общем, умножают репутационный капитал и укрепляют имидж.

Таким образом, организация любого мероприятия, будь то конференция, семинар или круглый стол в рамках выставки, параллельно с участием со стендом, может стать для вашей компании эффективным инструментом, способным:

• Информировать ваши целевые группы посетителей и СМИ о новом товаре/услуге, который вы представляете на своем стенде;
• Пригласить дилеров из других регионов не только с целью посмотреть/потрогать новый продукт, но и пройти, например, курс обучения;
• Создать отличный PR-повод, который поднимет ваш рейтинг (ведь ваше мероприятие будет включено в программу мероприятий выставки, которую увидят не только уже известные вам потребители, но и потенциальные заказчики).

Использование конференц-залов выставочного комплекса гарантирует не только определенный уровень сервиса, но и охватывает гораздо большее количество участников.

«Кузбасская ярмарка» предлагает своим участникам (экспонентам) просторные конференц-залы, которые идеально подойдут для организации семинаров, круглых столов, совещаний, презентаций, тренингов, шоу-показов, деловых игр и других мероприятий.

В большом конференц-зале (площадью 308 кв.м.) расположены 250 мягких кресла. Имеется сцена, конференц-система на 36 микрофонов, мультимедийный проектор, проекционный экран, звукоусилительная аппаратура, 4 плазменных панели, кабельное ТВ, Wi-Fi.

Малый конференц-зал, а также зал презентаций (площадью по 65 кв.м.) способны вместить до 60 человек. Они также укомплектованы необходимой мебелью, звукоусилительным оборудованием, радио- и проводными микрофонами, мультимедийным проектором, экраном.

К услугам участников выставок-ярмарок – современное оборудование, которое позволит провести мероприятие на должном организационном уровне.

Процесс подготовки мероприятия деловой программы условно можно разделить на два периода, «до выставки» и «в ходе выставки». Полный их перечень может определить только сам экспонент. Попробуем перечислить основные моменты.

• Разработка плана и почасового расписания с распределением исполнителей и ответственных – исходя из возможностей компании.
• Составление бюджета мероприятия.
• Заблаговременное оформление договора.
• Обучение, тестирование и отбор специалистов с харизмой, четкой дикцией, умеющих доступно и интересно презентовать продукт, товар или услугу. Формирование команды ведущих мероприятия.
• Определение потребности в технических средствах. Подготовка полного комплекта нужного оборудования и проверка его состояния.
• Подготовка и рассылка VIP-приглашений посетить мероприятие ключевым партнерам – вместе с билетами на выставку (с указанием местоположения и навигацией).
• Организация приглашения для постоянных и потенциальных партнеров (и клиентов). Это могут быть direct mail, электронная почта, личные встречи, телефонные переговоры и пр.
• Разработка и тиражирование печатных приглашений.
•  Подготовка расходных материалов: подарков, сувениров, рекламной продукции, образцов изделий, отчетов, регистрационных бланков, канцелярских и хозяйственных товаров, напитков, угощения и пр.
•  Следует уделить внимание вопросам регистрации посетителей на мероприятия вашей деловой программы.
•  Постарайтесь использовать максимальное количество каналов информирования своих потенциальных участников. Если ваше мероприятие проходит не в первый день выставки, а во второй или третий – помните о том, что многие из зарегистрированных на ваше мероприятие компаний, принимающих участие в выставке, просто в суматохе могут забыть про него. Разнесите листовки-напоминания по всем стендам.

•  Выполнение утвержденного плана мероприятий.
•  Размещение расписания семинаров и раздача приглашений на стенде.
•  Распространение приглашений в местах проведения других деловых мероприятий, например, на пресс-конференциях, у входов в павильоны – везде, где скапливаются специалисты.
•  Распространение информации при помощи имеющихся на выставке коммуникационных средств: рекламных носителей (щитов, растяжек и пр.), объявлений по радио, промо-акции и т.п.

Итоги реализации этой части деловой программы компании могут оцениваться с двух точек зрения: укрепления репутации и привлечения партнеров. После проведения мероприятия чрезвычайно важно закрепить контакты с новыми перспективными клиентами. Рекомендуется провести мини-интервью, обменяться визитками и информационными материалами, получить согласие на продолжение разговора, а при необходимости – сделать запоминающийся подарок.

Организация экспонентами конференций, семинаров, круглых столов и других мероприятий – отличный способ подробно познакомить потенциального клиента со своими товарами/услугами и привлечь их внимание на свой стенд.